供應鏈管理系統與 SAP 串接作業

一張訂單下出去，不代表後續只要等收貨就好。當供應商分批交貨，採購與資材人員還需要確認每次交了多少、目前進度如何，以及交貨與發票資料是否能對得起來。

如果各個環節缺少共同的資料來源，確認一筆訂單就可能需要在不同單位之間來回詢問。資料進入內部系統時，也容易增加重新整理與輸入的工作。

我們為日商在台分公司建置供應鏈管理系統，將對外訂單往來與內部 SAP 作業銜接起來。專案同時涵蓋供應商協作與代理商下單，但依不同角色劃分操作範圍，讓各方在需要的流程中使用對應資料。

讓採購與資材有共同的交貨資訊

對採購人員而言，關注的是訂單、交期與後續核對；資材人員則需要掌握實際交貨內容，進行清點與驗收。同一筆訂單如果分多次交貨，各階段資料能否對應，就會直接影響確認工作的效率。

系統將訂單數量、交期與交貨進度集中管理，讓供應商在平台登錄本次交貨數量，供採購與資材人員接續核對。分批交貨不再只是分散的單次通知，而能放回訂單脈絡中查看。

這項設計讓相關人員有共同的確認依據，有助於減少為了釐清「這次交多少、目前進度到哪裡」而反覆詢問與整理資料的負擔。

核對後再銜接 SAP，減少資料重新處理

供應商除了登錄交貨資訊，也會錄入發票資料，並隨貨提供發票與交貨單。採購人員完成發票核對後，再將相關資料傳送至 SAP，後續作業由 SAP 接續處理。

我們將系統的分工放在外部協作、資料整理與核對，並銜接客戶既有的內部系統。這讓資料不必在每個作業階段都重新建立，也有助於降低人工轉錄與交接時產生差異的風險。

對客戶而言，既有 SAP 作業得以延續，同時補上與供應商日常往來所需的操作入口，讓外部資料進入內部流程時更有依據。

代理商下單，也有一致的資料入口

除了供應商端，系統也提供代理商定期下單的功能。代理商依每月作業安排進入系統，並依授權的類型提出訂單，讓企業能集中掌握訂購數量。

這部分著重數量管理，不處理售價或合約價格。供應商與代理商也不是透過平台直接交換資料，而是各自在企業設定的流程與權限範圍內操作。

透過清楚的角色分工，企業能在同一平台處理不同來源的訂單作業，同時保留必要的資料界線，避免將不同業務流程混在一起。

把跨單位確認，轉成有資料依據的協作

這個專案的價值，是讓訂單、交貨與核對資料在需要的時點被相關人員取得，而不是只增加一個輸入資料的地方。

對採購與資材人員來說，集中管理的數量與交貨進度，有助於減少跨單位查問；對供應商與代理商來說，固定的操作入口讓資料提交方式更一致；對內部作業而言，與 SAP 的銜接則減少資料重新整理與輸入的負擔。

我們從各角色實際負責的工作出發，整理對外協作與內部系統之間的資料關係，讓分批交貨、訂單核對及後續處理更容易接續，也讓企業能將時間用在處理差異與協調交期，而非反覆確認同一份資料。