請假系統

客製化軟體企業營運電子簽核

客戶·台灣知名保全公司、醫療相關機構

「這張假單現在在哪裡？」「我還剩多少假？」「沒休完的假要怎麼保留？」

當公司人數增加，這些看似簡單的問題，往往需要翻找假單、核對紀錄，再詢問負責簽核的人員才能回答。紙本資料若少填一個欄位，或忘了附上證明，還得退回補件，讓申請與管理都多了一輪往返。

我們曾為保全公司與醫療相關機構開發請假系統。本文以需求較複雜的保全公司為例，說明如何將假額管理、申請表單、簽核流程與排班資料整合，讓員工與管理人員更容易處理日常請假作業。

先讓員工看得懂自己的假額

紙本請假最常見的困擾之一，是假單與假額分散管理。員工不知道自己已經休了多少，管理人員也需要花時間反覆核對。

系統會自動計算假額，讓員工查看已休與未休額度，作為安排休假與提出申請的依據。管理工作不再只靠逐張翻找紙本，也減少為了確認剩餘假額而來回詢問的情況。

在這個專案中，員工也可以自行申請將未休假額保留到下一個年度週期。保留申請不需另走簽核流程，系統會在員工到職滿週年時自動結算，配合客戶以到職週年管理假額的作業方式。

請假表單不只是將紙上的欄位搬到網頁。不同假別可能需要不同資料，有些還必須附上證明，如果直到主管審核時才發現缺漏，就容易增加補件與退回的時間。

我們透過假別主檔，讓管理端設定各假別的必填欄位及附件要求。員工提出申請時，系統便依設定檢查資料是否齊全，將原本需要人工提醒的事項，放進表單填寫流程中。

操作介面採用適應性網頁，員工可透過電腦或手機瀏覽器使用，依當下的工作環境完成申請，不必另外安裝 App。

大型組織的簽核，不一定只經過一位主管。除了員工的直屬主管，還可能依假別、請假天數等條件，決定是否需要送到其他層級。

這個專案串接客戶既有的流程引擎，由流程設定決定假單要送給誰、經過哪些簽核層級。請假系統負責申請資料與相關操作，簽核路徑則沿用客戶的流程管理機制。

員工可以查看目前簽核到哪一位主管；若申請被退回，也能看到原因，據以補充或修正資料。原本需要逐一詢問的進度，有了明確的查詢入口。

對保全公司而言，請假也會影響各客戶據點的人力安排。因此，系統會將請假資料拋送到排班系統，提供後續勤務安排使用，減少資料需要另外傳遞與重複整理的負擔。

若員工要取消已申請的休假，則另外建立銷假單，走銷假自己的簽核流程。請假與銷假各有單據及處理程序，讓休假異動能依規定辦理，而不是直接刪掉原本的假單。

這套系統處理的，不只是送出一張線上假單，而是員工從確認假額、填寫申請、追蹤簽核，到後續銷假的完整作業需求。

對員工來說，假額與進度更容易掌握；對管理人員來說，集中保存的申請資料、依假別設定的填寫要求，以及與流程引擎和排班系統的串接，能減少紙本查找、補件與人工核對的工作。

我們從客戶原有的管理方式出發，將分散在紙本、假額紀錄與不同系統之間的作業接起來，讓人數增加時，請假管理仍能有清楚的資料與流程可循。